Schule

Sekretariat

  • Am meisten profitiert das Sekretariat von der Nutzung von Schuleinschreibung Online.
  • Beim traditionellen Anmeldeverfahren müssen die Schülerdaten (nach einer mühsamen Suche in der ASV Datenbank) einzeln eingetippt werden.
  • Auch wenn der Schülerdatensatz schon in ASV vorhanden ist, müssen trotzdem von jedem einzelnen Datenssatz einige Daten eingetippt und mit der ASV Datenbank abgeglichen werden. Eventuell müssen die Suchparameter anschließend verändert werden und eine neue Suche gestartet werden ...
  • Mit Schuleinschreibung Online werden fast alle Schülerdaten erfasst und in ASV importiert.

Bei der Nutzung von Schuleinschreibung Online werden ALLE Schülerdatensätze in wenigen Minuten komplett in ASV importiert.

Ablauf aus Sicht der Schule

  • Auf den Link (Schulhomepage) zur Anmeldeseite hinweisen
  • Vorteile hervorheben (kürzere Wartezeiten am Anmeldetag)
  • Voraussetzung zur Teilnahme: E-Mailadresse
  • Bedenken zum Datenschutz ausräumen
  • Die Schule stellt den Link zur Anmeldeseite auf die (Startseite) der Schulhomepage
  • Die Eltern geben die Informationen online ein (keine Zugangsbeschränkung)
  • Die Eltern bestätigen die Anmeldung, indem sie einem Link in einer automatisch zugesendeten E-Mail folgen
  • Die Eltern drucken das ausgefüllte Anmeldeblatt und evtl. weitere Formulare aus
  • Ein Erziehungsberechtigter legt alle nötigen Formulare in der Schule vor.
  • Wenn der Antrag nicht ausgedruckt wurde, wird dies über die Adminoberfläche nachgeholt.
  • Die Schule erstellt durch einen Mausklick die ASV-Importdatei
  • Die Schule legt in der ASV im neuen Schuljahr zwei Organisationsklassen (z.B. ORG und NEU) an.
  • Die Schule importiert über den Menüpunkt Datei -> Verwaltung -> Schnittstellen -> Schülerstammdatenimport die angemeldeten Schüler in die Organisationsklasse ORG ( Anleitung )
  • Mit einer Sammelversetzung werden alle tatsächlich persönlich angemeldeten Schüler in die Klasse NEU versetzt.
    Über das Sammelversetzungsfenster könnte auch jeder Schüler, dessen Erziehungsberechtigter am Anmeldetag erscheint, in diesem Moment in die Klasse NEU versetzt werden.
  • Die in der Klasse ORG übriggebliebenen Schüler werden gelöscht
  • Die Schüler können in die Zielklassen (5a, ...) eingeteilt werden
  • Vor Abgabe der Oktoberstatistik werden die Daten der neuen Schüler an ASD übermittelt. Dabei findet automatisch ein Abgleich statt, ob die Schüler schon in ASD erfasst waren oder nicht. Das Verfahren kann also auch dann eingesetzt werden, wenn die angemeldeten Schüler bereits über die Grundschule in ASD erfasst sind.

Von der Schule benötigte Informationen und Dokumente

  • Alle weiteren pdf-Dateien (einseitig, DIN A4, benannt als "Schulnummer_1.pdf" "Schulnummer_2.pdf", z.B. "0370_2.pdf"), die beim Ausdruck durch die Eltern an das Anmeldeblatt noch angehängt werden sollen (unbedingt notwendig ist eine schulspezifische 2. Seite mit Unterschriftszeile ( Beispiel ).
    Auf Wunsch können diese Seiten gegen einen geringen Aufpreis mit den zur Verfügung stehenden Schülerdaten (Name, Geburtsdatum, ...) vorbesetzt werden.
  • Die Information, welche der zur Verfügung stehenden Standardseiten (mebis-Einwilligung, Einwilligung Veröffentlichung auf Webseiten, ESIS) vorbesetzt mit den Schülerdaten ausgedruckt werden sollen.
  • Das Schullogo (am besten als png-Datei )
  • Die Kontaktinformationen der Schule, die in der Bestätigungs-E-Mail an die Eltern enthalten sein sollen (Telefon, E-Mail, Homepage).
  • Die Gemeindekennziffer des Schulorts, um den Gastschuleintrag in der ASV automatisch erzeugen zu können
  • Die möglichen 1. Fremdsprachen an der Schule